W jaki sposób można wdrożyć w firmie automatyzację procesów biznesowych?

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także, z czego nie zawsze zdajemy sobie sprawę, daje możliwość dostosowania się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego (a to w dwudziestym pierwszym wieku jest na dłuższą metę kluczowe).

Na liderach zespołów ciąży wiele zadań – od równoważenia procesów, poprzez tworzenie raportów, opiekę nad zespołem i klientem, często także po kwestie związane z dokumentacją kadrową czy logistyczną. Wiele oczywiście zależy od biznesu, ale warto pamiętać, że odpowiednio wdrożona automatyzacja procesów biznesowych, czyli taka, jaką oferuje PRO DUCT BBF, może wesprzeć pracowników, odciążając ich niekiedy przytłaczająca listę działań, a także wpłynąć na rentowność firmy.

Automatyzacja procesów biznesowych. Dlaczego się to robi?

Głównym celem automatyzacji procesów biznesowych jest eliminacja prozaicznych zadań i zastąpienie w tym obszarze pracy ludzkiej przez nowoczesne systemy informatyczne. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych i strategicznych działaniach. Automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation) to wykorzystanie nowoczesnych technologii do automatyzacji procesów. Przekłada się to bezpośrednio na zwiększenie w ten sposób efektywności pracowników, ale także i lepsze osiąganie celów biznesowych. Procesy definiuje się jako działania i działania, które prowadzą firmę do określonego celu.

Automatyzacja procesów biznesowych. Jak to powinno wyglądać?

Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na wdrażanie procesów biznesowych samodzielnie. Dedykowani pracownicy muszą opracować systemy, dążyć do ich wprowadzenia, niekiedy popełniając przy tym błędy i napotykając szereg trudności. Czasem wiąże się to z ogromnymi kosztami, których można by było uniknąć, wybierając do wdrożenia tego rozwiązania firmę od lat działającą w obszarze usprawniania procesów biznesowych. Taką ofertą dysponuje PRO DUCT BBF, polska firma, która zajmuje się kompleksową automatyzacją procesów biznesowych, dopasowanych do potrzeb oraz możliwości konkretnego przedsiębiorstwa. Opierając się wyłącznie na dedykowanych, w pełni indywidualnych rozwiązaniach, można mieć pewność, że stawiając na współpracę z PRO DUCT BBF, otrzymuje się system w pełni dedykowany klientowi i jego celom.

Wdrożenie automatyzacji procesów krok po kroku

Każda firma musi rozważyć kilka etapów wdrażania automatyzacji. Pierwszym z nich powinna być wnikliwa analiza oraz identyfikacja procesów, jakie potencjalnie można zautomatyzować. W tym celu warto przeprowadzić audyt procesów biznesowych, aby zrozumieć, które czynności w firmie kosztują najwięcej czasu i pieniędzy, a które są najbardziej podatne na błędy ludzkie. PRO DUCT BBF wraz z klientem stawia na rozpoznanie procesów, które obecnie są wykorzystywane w firmie. Dzięki zapoznaniu się z nimi można wspólnie ustalić, w jaki sposób zadbać o ich efektywną kontrolę oraz automatyzację.

Po zidentyfikowaniu odpowiedniego procesu kolejnym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi i technologii. Istnieje wiele systemów zarządzania procesami biznesowymi (BPM), które oferują funkcje automatyzacji, w tym np. integrację z innymi systemami komputerowymi, by ułatwić zarządzanie dokumentami kadrowymi, księgowymi, logistycznymi itp. Zamiast jednak korzystać z istniejących rozwiązań, w PRO DUCT BBF stawia się na dedykowany system, który jest w pełni dopasowany do potrzeb danej firmy. Odpowiednio zaprojektowany, zbudowany i obsługiwany system pozwala w pełni zarządzać procesami i skutecznie je kontrolować.

Wybór odpowiedniego narzędzia powinien zależeć od specyfiki działalności firmy, a także jej wielkości oraz oczywiście budżetu przeznaczonego na inwestycje technologiczne.

Już po wdrożeniu systemu automatyzacji nie należy zapominać o regularnym monitorowaniu i optymalizacji swoich procesów. Ponieważ otoczenie biznesowe ciągle się zmienia, usprawnienia z obszaru automatyzacji również powinny być dostosowywane do nowych wymagań. Jeśli prawidłowo przeanalizuje się dane zbierane przez systemy komputerowe, firma będzie w stanie

• zidentyfikować obszary wymagające poprawy,
• wdrożyć niezbędne zmiany, co pozwoli Ci zwiększyć efektywność i konkurencyjność firmy.