Każdy z nas zapewne niejednokrotnie widział pieczątkę ręczną w przeróżnych miejscach, takich jak urzędy, placówki pocztowe, czy biura prywatnych przedsiębiorstw. Zazwyczaj zawiera ona podstawowe dane firmy, czyli jej nazwę, numer NIP oraz dokładny adres siedziby. Jednak czy każdy przedsiębiorca musi posiadać pieczątkę? Bardzo wiele osób, w tym nawet urzędników i pracowników biurowych, jest przekonana, że tak. Niektórzy uważają z kolei, że to czy dany podmiot posiada ten przedmiot, czy też nie zależy tylko i wyłącznie od niego samego. Jak to wygląda w rzeczywistości? Prawda jak zwykle leży po środku.
Czy prywatne przedsiębiorstwa muszą mieć pieczątkę?
Formalnie nie istnieje żaden odgórny przepis, który wymuszałby na firmach posiadanie własnej pieczątki. Mimo to bardzo wielu przedsiębiorców decyduje się na zakup tych przyrządów. Wbrew pozorom nie wynika to z ich funkcjonalności. Po prostu bardzo wiele instytucji, na przykład Urzędy Skarbowe lub banki uznają za ważne tylko i wyłącznie dokumenty oznaczone pieczątką. Jest to spowodowane ich wewnętrznymi procedurami. Jeśli więc firma nie jest w posiadaniu tego przedmiotu może mieć poważne problemy z komunikacją z wieloma dużymi podmiotami urzędniczymi, a także po prostu z załatwianiem w nich wszelkich spraw.
Niektóre urzędy, na przykład Państwowa Inspekcja Pracy mogą nawet mieć pewne zastrzeżenia co do braku pieczątek w firmie. Raczej nie powinniśmy doświadczyć z tego tytułu żadnych poważnych konsekwencji, jednak z pewnością zostaniemy pouczeni o konieczności posiadania firmowej pieczątki oraz stosowania jej na dokumentach urzędowych. Jako, że w obecnych czasach coraz większą część formalnych spraw załatwia się za pomocą Internetu, prywatne firmy bardzo często korzystają z tak zwanej pieczątki elektronicznej. Działa ona w sposób bardzo zbliżony do podpisu elektronicznego, a mianowicie za pomocą specjalnej aplikacji komputerowej zostaje wygenerowany tekst i format pieczątki, która następnie automatycznie umieszczana jest na wszystkich firmowych dokumentach elektronicznych. Pliki te można oczywiście również drukować, co może być bardzo dużym ułatwieniem także podczas załatwiania przedsiębiorczych formalności w sposób tradycyjny.
Jak zdobyć firmową pieczątkę?
Jako, że posiadanie pieczątki nie jest określone w żadnych przepisach ustawowych nie musimy składać wniosków, czy podań o jej wyrobienie. Wystarczy udać się do odpowiedniego punktu zajmującego się wyrobem tych przyrządów. Jeśli chodzi o pieczątki Poznań na ten przykład posiada sporo możliwości ich zdobycia, ponieważ na terenie tego miasta znajduje się co najmniej kilkanaście miejsc, w których możemy je zdobyć. Często są to firmy specjalizujące się w ksero, druku, czy innych pracach papierniczych i biurowych. Wyrabiając pieczątkę firmy należy zwrócić szczególną uwagę na podawane dane, aby nie popełnić przypadkowej pomyłki. Pamiętajmy, że każdy firmowy stempel powinien zawierać pełną nazwę przedsiębiorstwa, dokładny adres jego siedziby, numer NIP oraz opcjonalnie telefon kontaktowy, faks, adres e-mail, adres strony internetowej itd.
Konieczność posiadania pieczątki narzuconą odgórnie mają tylko państwowe urzędy, banki oraz inne duże instytucje. Prywatne przedsiębiorstwa nie muszą mieć jej w swoich biurach, jednak na wszelki wypadek warto wyposażyć siebie oraz swoich pracowników w te niewielkie przedmioty lub wyrobić sobie pieczątkę elektroniczną. Absolutnie nie jest to nic skomplikowanego, a może oszczędzić nam wielu problemów związanych z dokumentacją wysyłaną do poszczególnych jednostek administracyjnych.
