Z samego rana zabierasz się do pracy, przychodzi godz. 10:00, czas na upragnioną przerwę, a Ty uświadamiasz sobie, że… jeszcze nic nie zrobiłeś i znowu będziesz pracować do wieczora? Mamy kilka wskazówek, jak to zmienić, bo pamiętaj, że nie chodzi o to, aby pracować długo, lecz efektywnie.
Metoda 5S
Metoda 5S to jedno z podstawowych narzędzi strategii Lean Management, które mówi o tym, jak skuteczne i efektywnie zarządzać firmą. 5S to sposób przygotowania stanowiska pracy, który dzieli się na kilka etapów:
- Sortowanie;
- Systematyka;
- Sprzątanie;
- Standaryzacja;
- Samodyscyplina.
Czym jest metoda 5S tłumaczy artykuł (trivo.pl/czym-jest-metoda-5s-w-praktyce-lean-management), gdzie znajdziesz omówienie każdego z tych etapów. My w skrócie wyjaśnimy, że narzędzie to pokazuje, jak przygotować pracę, aby przebiegała ona w sposób harmonijny, nic ci nie przeszkadzało, ani nie rozpraszało. Wprowadzenie tych zmian umożliwia także wypracowanie schematów, które sprawią, że wykonywanie obowiązków będzie szło szybciej.
Dobowy rytm wydajności
Nie będziemy pisać ci, że masz rozpocząć pracę z samego rana, bo wtedy będziesz najbardziej efektywny. Każdy ma inny dobowy rytm wydajności i najważniejsze jest to, aby go przeanalizować i się do niego dopasować. Co to oznacza?
Obserwuj przez kilka dni, w jakich godzinach pracuje ci się najłatwiej i najszybciej, a w jakich zauważasz „zjazd”, zniechęcenie, czujesz, że natychmiast potrzebujesz kawy. Przykładowo, pracownik X może wykazywać zwiększoną efektywność między godziną 8 a 12, lecz po godz. 12 zaczyna dopadać go zmęczenie, jego ruchy są spowolnione, a koncentracja drastycznie spada. Tak może być zarówno przez godzinę, jak i dwie-trzy, by od 14 do 15 znowu móc pracować szybko i skutecznie.
Najlepiej, jeśli możesz wykonywać obowiązki zgodnie ze swoim rytmem dobowym. A co zrobić w sytuacji, gdy musisz być w biurze w konkretnych godzinach? Staraj się tak planować zadania, aby w czasie, gdy jesteś wydajny, wykonywać te najtrudniejsze, wymagające największego skupienia i jednocześnie przynoszące najszybsze efekty. Wtedy, gdy zazwyczaj masz spadek energii, zajmij się pracami mniej wymagającymi, rutynowymi. W tym czasie dobrze jest też zaplanować przerwę lub… kawę, jeśli ją pijesz.
Planowanie pracy
Oczywiście, znajdą się osoby, które dobrze odnajdują się w chaosie, przeskakując z jednego zadania na drugie, by na końcu wrócić do tego, co robiło się na samym początku, ale bądźmy szczerzy – ile osób potrafi tak żonglować obowiązkami, by jednocześnie być efektywnym?
Dlatego planowanie to rozwiązanie uniwersalne. Każdą pracę (dzień pracy) rozbij na poszczególne, małe zadania. Zacznij od tych, które są najważniejsze, wymagają najwięcej koncentracji i jednocześnie przynoszą najlepsze efekty, a także zadowolenie. Gdy będziesz mieć je z głowy, poczujesz, że nie zależnie od tego, co zrobisz w dalszej części dnia, dobrze spożytkowałeś swój czas. Taki tryb pracy sprawdzi się szczególnie w przypadku zadaniowców, dla których odhaczanie kolejnego punktu z listy jest jednym z najbardziej ekscytujących momentów.
Staraj się też pracować blokami, zajmując się kilkoma podobnymi zadaniami jeden po drugim. Chodzi o to, aby się nie rozpraszać, nie tracić czasu na wdrożenie w nowe obowiązki. Taka organizacja sprawi, że w końcu zaczniesz zauważać satysfakcjonujące efekty.
