Wbrew pozorom nie wszystkie osoby prowadzące sprzedaż online są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej. Wymóg ewidencjonowania obejmuje jednak większość sklepów internetowych. Wybór odpowiedniego urządzenia do tego rodzaju działalności nie jest łatwy. W poniższym tekście podpowiadamy, jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego się sprawdzi i na co zwrócić uwagę podczas jej zakupu.
Kasa fiskalna w sklepie internetowym – kto musi ją posiadać?
Zanim przejdziemy do opisu konkretnych modeli kas fiskalnych do sklepów internetowych, warto zwrócić uwagę, kto w ogóle powinien posiadać taki sprzęt. Zasady te jasno opisuje polskie prawo, a w szczególności Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Znaczna większość właścicieli platform handlowych online powinna posiadać kasy fiskalne w sytuacji gdy:
- klient może osobiście odebrać zakup. Wówczas nie zachodzi sprzedaż wysyłkowa, tylko stacjonarna, która automatycznie wymaga stosowania kasy fiskalnej;
- klient płaci za zakupiony towar gotówką albo kartą kredytową, np. w punkcie odbioru;
- przy sprzedaży kosmetyków, sprzętu fotograficznego lub innych towarów objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży;
- jeśli udział produktów wymienionych powyżej przekracza 20% wszystkich artykułów w ofercie sklepu internetowego.
Kto nie musi posiadać kasy fiskalnej?
Rozporządzenie podaje również przypadki sytuacji, w jakich sklep internetowy nie potrzebuje rejestrowania sprzedaży. Właściciel platformy handlowej online nie musi posiadać kasy fiskalnej, jeśli:
- obrót w bieżącym i poprzednim roku podatkowym nie przekracza 20 000 złotych;
- towary są wysyłane, a kupujący korzysta z e-płatności dowolnego rodzaju.
Warto pamiętać o tych wymaganiach przed wyborem kasy fiskalnej do sklepu internetowego.
Parametry kasy fiskalnej do sklepu online
Wyjaśniliśmy już, kto musi wyposażyć się w kasę fiskalną. Teraz trzeba przyjrzeć się właściwościom urządzeń dostępnych na rynku. Sprzedawca powinien przede wszystkim wziąć pod uwagę swoje potrzeby oraz rodzaj sklepu. Dobrze dobrana kasa oznacza spełnienie wymagań prawnych, a także oczekiwań jej użytkownika. Na co zwrócić uwagę przy zakupie kasy fiskalnej? Oto kilka cech:
- cena – to dla wielu przedsiębiorców najważniejszy parametr. Wbrew pozorom dobra kasa nie oznacza wielkiego wydatku;
- liczba towarów do zaprogramowania (PLU) – nawet podstawowe urządzenia umożliwiają zaprogramowanie kilku do kilkunastu tysięcy artykułów, warto więc dopasować sprzęt do potrzeb sklepu;
- możliwość rozszerzenia bazy towarowej – to szczególnie ważne, jeśli przedsiębiorca planuje rozbudowę oferty;
- interfejs – intuicyjna obsługa sprawia, że korzystanie z kasy jest znacznie przyjemniejsze podczas codziennej pracy;
- dodatkowe funkcje – opcja tworzenia raportów kasowych czy analiz skutecznie ułatwia prowadzenie biznesu i ogranicza straty;
- sposób połączenia z CRK (w przypadku kas online) – istnieje kilka sposobów połączenia z Centralnym Repozytorium Kas i każdy z nich ma swoje zalety oraz wady;
- marka – warto zaufać sprawdzonym producentom i wybrać solidne sprzęty, np. Posnet, Novitus czy Elzab.
Jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego będzie lepsza: online czy tradycyjna?
Oprócz wyżej opisanych parametrów koniecznie trzeba zwrócić uwagę również na to, czy dana kasa jest urządzeniem online czy tradycyjnym. Warto wiedzieć, że homologacja kas z kopią elektroniczną wygasa wraz z końcem 2022 roku. W praktyce wszyscy podatnicy rejestrujący sprzedaż będą musieli ostatecznie posiadać kasy fiskalne online, chociaż tradycyjny sprzęt można używać, dopóki będzie działał. Właściciel sklepu internetowego z powodzeniem skorzysta więc z kasy fiskalnej online jak i tradycyjnej.
Część przedsiębiorców decyduje się od razu na nieco bardziej nowoczesną opcję online, czyli sprzęt komunikujący się automatycznie z Centralnym Rejestrem Kas i Krajową Administracją Skarbową. Dodatkowym argumentem za tym wyborem jest to, że oprogramowanie do starszych typów kas wkrótce przestanie być aktualizowane. Zwiększy to ryzyko pojawienia się błędów w działaniu urządzenia tradycyjnego. Właścicieli sklepów internetowych cieszy również zwrot pieniędzy za kasy fiskalne online, którego nie otrzymają kupując urządzenie z kopią elektroniczną. Urząd Skarbowy zwraca aż do 700 złotych wydanych na zakup kasy online, więc jej nabycie jest swojego rodzaju oszczędnością.
Drukarka fiskalna do sklepu internetowego
Oprócz kas z kopią elektroniczną oraz kas fiskalnych online, istnieje również trzeci typ urządzenia rejestrującego sprzedaż, czyli drukarka fiskalna. To wyjątkowo atrakcyjna opcja dla osób prowadzących duże sklepy internetowe. Świetnie sprawdza się, jeśli codziennie klienci realizują wiele transakcji albo jeśli sklep posiada szeroki i zróżnicowany asortyment.
Drukarka oprócz swojej podstawowej funkcji zapewnia użytkownikowi także wydruki niefiskalne, takie jak karty podarunkowe, bony rabatowe czy bilety. Ponadto umożliwia dodanie elementu graficznego w nagłówku lub stopce paragonu, np. logo lub innych informacji dla klienta. Taka opcja otwiera ciekawe możliwości osobom, które wielką wagę przykładają do estetycznego pakowania produktów.
Drukarka fiskalna musi być podłączona do komputera, co stanowi wadę wykorzystania jej w sklepach stacjonarnych. Dla sprzedawców w sklepach internetowych jest to natomiast spora zaleta – całą obsługę sklepu przeprowadza się wówczas z poziomu komputera. Specjalne oprogramowanie łączące funkcje kasy z komputerem znacznie ułatwia realizację zamówień, kontrolę nad magazynem i analizowanie raportów oraz współczynników sprzedaży. Przekłada się to na lepsze planowanie dostaw, organizowanie akcji promocyjnych i inne działania zwiększające zyski firmy.
Jak wybrać kasę fiskalną do sklepu internetowego?
Wybór kasy fiskalnej do sklepu internetowego to trudne zadanie. Często spędza sen z powiek właścicielom platform handlowych online. Nic dziwnego – wybrane urządzenie musi spełniać ściśle określone wymagania prawne, a dodatkowo służyć przedsiębiorcy i ułatwiać prowadzenie biznesu. Mamy jednak nadzieję, że dzięki temu poradnikowi podjęcie decyzji stanie się chociaż trochę łatwiejsze. Wystarczy wziąć pod uwagę nasze wskazówki, a wybrany sprzęt będzie odpowiadał wymaganiom użytkownika.
undefined
