Regulamin pracy chroni interesy obu stron w stosunku pracy. Co powinien zawierać? Kiedy pracodawca jest zobowiązany do jego stworzenia i jak wygląda ten proces? Na co zwrócić szczególną uwagę po nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku?
Czym jest regulamin pracy i kiedy jest obowiązkowy?
Regulamin pracy określa zasady funkcjonowania w zakładzie pracy, w tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Pracodawca ma obowiązek utworzenia tego dokumentu, gdy zatrudnia 50 lub więcej pracowników, o ile w zakładzie pracy nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Powyższe zobowiązanie powstaje w wyniku zatrudnienia pięćdziesiątej osoby, bez względu na rodzaj umowy o pracę. W tym przypadku osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie są brane pod uwagę.
Jak utworzyć regulamin pracy?
Jeżeli w danym zakładzie pracy istnieje organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek uzgodnić regulamin pracy z przedstawicielami tej organizacji. Podczas przygotowywania dokumentu pracodawca zazwyczaj przekazuje go organizacjom związkowym, aby uzyskać ich opinie. Związek zapoznaje się z treścią i w razie wątpliwości lub uwag przekazuje je pracodawcy. W niektórych przedsiębiorstwach prace nad dokumentem mogą być prowadzone od początku we współpracy z organizacjami. Jak podkreśla adwokat Iwo Klisz z Kancelarii Klisz i Wspólnicy, proces ten ma na celu uwzględnienie perspektywy organizacji związkowych oraz zapewnienie dialogu pomiędzy pracodawcą a związkami w kwestiach regulacji pracowniczych.
Pracodawca ma prawo do wprowadzenia zmian w regulaminie pracy w dowolnym momencie. Nowe przepisy zaczynają obowiązywać po dwóch tygodniach od poinformowania pracowników. Komunikat o zmianach może być przekazany poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników, przesłanie drogą elektroniczną lub wręczenie fizycznego tekstu pracownikom. Dzięki temu każdy pracownik ma szansę na dokładne zapoznanie się z nowymi przepisami. Wszelkie modyfikacje regulaminu pracy powinny być przedyskutowane z zakładową organizacją związkową, o ile taka istnieje.
Co powinien zawierać regulamin pracy?
Regulamin pracy powinien zawierać ustalenia dotyczące praw i obowiązków pracodawcy i pracowników w zakresie:
- Organizacji pracy (w tym określenie godzin przebywania na terenie zakładu pracy, rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czasu przeznaczonego na przerwy).
- Warunków przebywania na terenie zakładu pracy.
- Systemu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- Pracy w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych.
- Rodzaju pracy oraz stanowisk przeznaczonych dla pracowników młodocianych.
- Prac zabronionych dla młodocianych i kobiet w ciąży.
- Wynagrodzenia (termin, miejsce, czas oraz częstotliwość wypłat, ewentualnie informacja na temat premii i dodatków).
- Urlopów (regulacje dotyczące urlopów płatnych i bezpłatnych, procedury zgłaszania urlopów oraz okresy wypowiedzenia).
- Dyscypliny pracy (informacje o karach porządkowych – upomnienia, nagany oraz kary pieniężne, procedury rozwiązywania sporów oraz zasady postępowania przy zwolnieniach).
- Obowiązków dotyczących BHP.
- Wyposażenia pracowników w narzędzia, materiały, odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej).
Jak zauważa adwokat Iwo Klisz z Kancelarii Klisz i Wspólnicy, regulamin może także zawierać inne istotne informacje związane z konkretną branżą lub firmą, takie jak zasady korzystania z narzędzi i sprzętu, regulacje dotyczące pracy zdalnej, monitoringu, kontroli trzeźwości w miejscu pracy (wraz z karami za jej nieprzestrzeganie), a także politykę dotyczącą ochrony danych osobowych. W sytuacji, gdy pracodawca dąży do poprawy warunków pracowników, na przykład oferując korzystniejsze warunki pracy, jest uprawniony do włączenia takich postanowień do regulaminu pracy.
Po nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku pracodawcy powinni zaktualizować regulamin pracy o takie kwestie jak: równe traktowanie przy zatrudnieniu, polityka szkoleniowa pracowników czy udzielanie urlopów rodzicielskich. Głównym celem wprowadzonych zmian jest podniesienie poziomu bezpieczeństwa oraz uregulowanie warunków pracy zgodnie z aktualnymi standardami.
